Excel va Google Sheets asoslari: ish uchun amaliy qo'llanma

Elektron jadval bilan ishlash: ma'lumot kiritish, formatlash, SUM, AVERAGE, COUNT, IF formulalari, saralash, filtr, diagramma va amaliy mashq.

Elektron jadval — ofisdagi eng ko’p ishlatiladigan vositalardan biri. Buxgalter, omborchi, o’qituvchi, kadrlar bo’limi xodimi, kichik do’kon egasi — hammasi kuni bilan jadvallar bilan ishlaydi. Ish e’lonlarida “Excel bilan ishlay olish” talabi deyarli har doim uchraydi. Yaxshi xabar: kundalik ishning katta qismi uchun bir necha asosiy ko’nikma yetarli. Bu qo’llanmada Microsoft Excel va bepul Google Sheets uchun umumiy bo’lgan asoslarni ko’rib chiqamiz: interfeys, ma’lumotni to’g’ri kiritish, formatlash, asosiy formulalar, saralash va filtrlash, diagrammalar, keng tarqalgan xatolar, qadam-baqadam amaliy mashq va foydali klaviatura yorliqlari.

Interfeys bilan tanishuv

Excel va Google Sheets tashqi ko’rinishi biroz farq qiladi, lekin asosiy tushunchalar bir xil.

Ishchi kitob (fayl) — butun hujjat. U bir nechta varaqdan iborat bo’lishi mumkin.
Varaq (sheet) — pastdagi yorliqlar. Masalan, har oy uchun alohida varaq.
Ustunlar harflar bilan (A, B, C…), qatorlar raqamlar bilan (1, 2, 3…) belgilanadi.
Katak (yacheyka) — ustun va qator kesishmasi. Uning manzili, masalan, B3 — B ustun, 3-qator.
Formulalar qatori — jadval ustidagi uzun maydon. Unda tanlangan katakning haqiqiy mazmuni ko’rinadi: matn, son yoki formula.
Diapazon — bir nechta katak guruhi, masalan, B2:B10 — B ustunining 2-qatoridan 10-qatorigacha.

Muhim farq: Google Sheets brauzerda ishlaydi va o’zgarishlarni avtomatik saqlaydi. Excel’da esa faylni muntazam saqlashni unutmang. Yana bir nuqta: formulalardagi argumentlar ajratgichi kompyuterning til sozlamalariga qarab vergul yoki nuqtali vergul bo’lishi mumkin. Agar formula xato bersa, ajratgichni almashtirib ko’ring. Ba’zi dasturlarda funksiya nomlari ham interfeys tiliga qarab o’zgaradi: masalan, rus tilidagi Excel’da SUM o’rniga ruscha nom ishlatiladi. Bu qo’llanmada inglizcha nomlar berilgan.

Ma’lumotni to’g’ri kiritish va formatlash

Jadval qanchalik toza tuzilsa, keyingi ish shunchalik oson bo’ladi. Ko’p muammolar formuladan emas, noto’g’ri kiritilgan ma’lumotdan boshlanadi.

Kiritish qoidalari

Birinchi qator — sarlavhalar. Har bir ustunga qisqa va aniq nom bering: “Mahsulot”, “Kirim”, “Sana”.
Bitta katakda — bitta ma’lumot. “12 kg” emas, “12” deb yozing, o’lchov birligini esa sarlavhaga qo’shing: “Miqdor (kg)”. Aks holda dastur sonni matn deb qabul qiladi va hisoblay olmaydi.
Bitta ustunda — bir turdagi ma’lumot. Sana ustunida faqat sanalar, son ustunida faqat sonlar.
Bo’sh qator va ustun qoldirmang. Bo’sh qator saralash va filtrni “uzib qo’yadi”.
Sanalarni bir xil formatda kiriting. Masalan, kun.oy.yil. Dastur sanani tanisa, uni katak o’ng tomoniga tekislaydi.
Birlashtirilgan kataklardan ehtiyot bo’ling. Ular chiroyli ko’rinadi, lekin saralash va nusxa ko’chirishni buzadi.

Kichik sinov: son kiritilgan katak odatda o’ngga, matn esa chapga tekislanadi. Agar sonlaringiz chapda tursa — ular matn sifatida saqlangan bo’lishi mumkin.

Formatlash

Formatlash ma’lumotni o’qishni osonlashtiradi, lekin mazmunni o’zgartirmaydi.

Sarlavhalar qatori: qalin shrift va och fon rangi.
Ustun kengligi: ustun chegarasiga ikki marta bosing — kenglik mazmunga moslashadi.
Son formati: kasr sonlar uchun o’nlik belgilar sonini belgilang, foizlar uchun foiz formatini tanlang.
Sana formati: bitta jadvalda bitta sana ko’rinishi.
Chegaralar: jadval atrofida va ichida yupqa chiziqlar.
Sarlavhani qotirish: “Ko’rinish” menyusida birinchi qatorni qotiring (Freeze) — pastga aylantirganda sarlavhalar ko’rinib turadi.
Shartli formatlash: ma’lum shartga mos kataklarni avtomatik bo’yash. Masalan, qoldiq 10 dan kam bo’lsa — qizil fon.

Ranglardan me’yorida foydalaning: 2–3 ta rang yetarli. Juda rang-barang jadval o’qishni qiyinlashtiradi.

Asosiy formulalar: SUM, AVERAGE, COUNT, IF

Har qanday formula tenglik belgisi (=) bilan boshlanadi. Formulada aniq sonlar emas, katak manzillari ishlatiladi — shunda ma’lumot o’zgarsa, natija ham avtomatik yangilanadi.

=SUM(B2:B10) — diapazondagi sonlar yig’indisi. Masalan, oy davomida kelgan jami mahsulot miqdori.
=AVERAGE(B2:B10) — o’rtacha qiymat. Masalan, kunlik o’rtacha sotilgan miqdor.
=COUNT(B2:B10) — diapazondagi sonli kataklar soni. Matnli kataklarni sanash uchun COUNTA ishlatiladi.
=IF(B2<10;“Kam”;“Yetarli”) — shart. Agar B2 dagi qiymat 10 dan kichik bo’lsa, “Kam” yoziladi, aks holda “Yetarli”.
=MAX(B2:B10) va =MIN(B2:B10) — eng katta va eng kichik qiymat.

Formulani bir katakda yozib, keyin pastga “cho’zish” mumkin: katakning o’ng pastki burchagidagi kichik kvadratni sichqoncha bilan pastga torting. Dastur manzillarni har qator uchun o’zi moslaydi: B2 — B3, B4 va hokazo bo’ladi.

Ba’zan manzil o’zgarmasligi kerak — masalan, barcha qatorlar bitta “minimal qoldiq” katagiga murojaat qilsa. Buning uchun formulada manzilni tanlab, F4 tugmasini bosing: manzil “qotiriladi” va cho’zilganda o’zgarmaydi. Bu mutlaq havola deb ataladi.

Saralash va filtrlash

Ma’lumot ko’paygani sari kerakli qatorni topish qiyinlashadi. Saralash va filtr buni hal qiladi.

Saralash qatorlarni tartibga keltiradi: alifbo bo’yicha, sondan kattadan kichikka, sanadan eskidan yangiga.

Jadval ichidagi istalgan katakni tanlang.
“Ma’lumotlar” (Data) menyusidan “Saralash” (Sort) ni tanlang.
Ustun va tartibni belgilang.

Diqqat: faqat bitta ustunni tanlab saralasangiz, u boshqa ustunlardan “ajralib” qoladi va ma’lumot aralashadi. Doim butun jadval saralanayotganiga ishonch hosil qiling.

Filtr shartga mos bo’lmagan qatorlarni vaqtincha yashiradi, lekin o’chirmaydi. Sarlavhalar qatorini tanlab, filtrni yoqing — har sarlavha yonida kichik strelka paydo bo’ladi. U orqali, masalan, faqat bitta kategoriyadagi mahsulotlarni yoki qoldig’i 10 dan kam bo’lganlarini ko’rsatish mumkin. Filtrni o’chirsangiz, barcha qatorlar qaytadi.

Oddiy diagrammalar

Diagramma raqamlarni bir qarashda tushunarli qiladi. Boshlash uchun uch turi yetarli:

Ustunli diagramma — toifalarni solishtirish uchun (masalan, har bir mahsulotdan qancha sotilgani).
Chiziqli diagramma — vaqt bo’yicha o’zgarish uchun (masalan, haftalar bo’yicha kirim).
Doiraviy diagramma — butunning qismlari uchun, lekin 5–6 qismdan oshmasin.

Diagramma yaratish:

Sarlavhalar bilan birga kerakli ustunlarni tanlang.
“Qo’shish” (Insert) menyusidan “Diagramma” (Chart) ni tanlang.
Turini tanlang, aniq sarlavha yozing va o’qlarni nomlang.

Yaxshi diagramma qoidasi: bitta diagramma — bitta fikr. Agar unga qarab bir jumlada xulosa aytib bo’lmasa, uni soddalashtiring.

Amaliy mashq: kichik do’kon ombori jadvali

Endi o’rganganlarni birlashtiramiz. Tasavvur qiling, Gulnora ismli tadbirkor oilaviy oziq-ovqat do’konidagi mahsulot qoldig’ini qog’oz daftarda yuritadi va tez-tez adashib ketadi. Unga oylik ombor jadvalini tuzib beramiz. Misol shartli, miqdorlar o’ylab topilgan.

1-qadam. Sarlavhalar. A1 dan G1 gacha yozing: Mahsulot, Birlik, Boshlang’ich qoldiq, Kirim, Chiqim, Joriy qoldiq, Holat.

2-qadam. Ma’lumot. 2–7-qatorlarga oltita mahsulot kiriting, masalan:

Un — kg — 50 — 100 — 120
Guruch — kg — 40 — 60 — 85
Shakar — kg — 30 — 50 — 72
O’simlik yog’i — litr — 20 — 24 — 38
Choy — quti — 15 — 20 — 30
Tuz — kg — 10 — 10 — 12

3-qadam. Joriy qoldiq formulasi. F2 katakka =C2+D2-E2 yozing va formulani F7 gacha cho’zing.

4-qadam. Holat ustuni. G2 katakka =IF(F2<10;“Buyurtma berish”;“Yetarli”) yozing va pastga cho’zing. Endi qaysi mahsulotni to’ldirish kerakligini bir qarashda ko’rasiz.

5-qadam. Jami qatori. A9 ga “Jami chiqim”, E9 ga =SUM(E2:E7) yozing. A10 ga “O’rtacha chiqim”, E10 ga =AVERAGE(E2:E7). A11 ga “Mahsulotlar soni”, E11 ga =COUNT(E2:E7).

6-qadam. Formatlash. Sarlavhalarni qalin qiling, ustun kengligini moslang, birinchi qatorni qotiring. Shartli formatlash bilan “Buyurtma berish” yozilgan kataklarni och qizil rangga bo’yang.

7-qadam. Saralash va filtr. Jadvalni “Chiqim” bo’yicha kattadan kichikka saralang — eng ko’p sotiladigan mahsulot tepaga chiqadi. Keyin filtr bilan faqat “Buyurtma berish” holatidagilarni ko’rsating.

8-qadam. Diagramma. A va E ustunlarini (Mahsulot va Chiqim) tanlab, ustunli diagramma yarating. Sarlavha: “Oy davomidagi chiqim”.

9-qadam. Tekshirish. Bitta mahsulotning kirim miqdorini o’zgartiring — joriy qoldiq, holat, jami qatori va diagramma avtomatik yangilanishi kerak. Agar yangilanmasa, formulani qayta ko’rib chiqing.

Xuddi shu tuzilmani uy xo’jaligi uchun ham ishlatish mumkin: masalan, oylik oziq-ovqat zaxirasi yoki bolalarning maktab buyumlari ro’yxati.

Klaviatura yorliqlari

Yorliqlar ishni sezilarli tezlashtiradi. Quyidagilar Windows uchun; macOS’da Ctrl o’rniga odatda Cmd ishlatiladi.

Ctrl + C / Ctrl + V — nusxa olish va qo’yish.
Ctrl + Z / Ctrl + Y — bekor qilish va qaytarish.
Ctrl + S — saqlash (Excel’da).
Ctrl + strelka — ma’lumotlar blokining chetiga sakrash.
Ctrl + Shift + strelka — blok chetigacha belgilash.
Ctrl + Home — A1 katakka qaytish.
Ctrl + F — qidirish.
F2 — katakni tahrirlash rejimiga o’tish.
F4 — formulada manzilni qotirish (Excel’da).
Alt + = — tanlangan ustun ostiga avtomatik yig’indi (Excel’da).
Ctrl + Shift + L — filtrni yoqish va o’chirish (Excel’da).

Har hafta 2–3 ta yangi yorliqni odat qiling — bir oyda sichqonchaga kamroq murojaat qilasiz.

Keng tarqalgan xatolar

Sonni matn sifatida kiritish. “12 kg” yoki son oldidagi bo’sh joy hisob-kitobni buzadi.
Natijani qo’lda yozish. Yig’indini kalkulyatorda hisoblab katakka yozsangiz, ma’lumot o’zgarganda u eskirib qoladi. Doim formula ishlating.
Bitta ustunni saralash. Qatorlar aralashadi — butun jadvalni tanlang.
Formulani ustidan yozib yuborish. Formulali katakka tasodifan son yozilsa, xato ko’rinmaydi. Muhim ustunlarni himoyalang yoki boshqa rangda belgilang.
Bir varaqda hamma narsa. Ma’lumot, hisob va hisobotni alohida bo’limlar yoki varaqlarga ajrating.
Zaxira nusxa yo’qligi. Muhim faylning nusxasini saqlang yoki bulutli xizmatdan foydalaning.
Xato belgilarini e’tiborsiz qoldirish. #DIV/0!, #VALUE!, #REF! — bu dastur sizga muammo haqida xabar beryapti. Formulani tekshiring.

Xulosa

Elektron jadval bilan ishlash murakkab emas: toza kiritilgan ma’lumot, bir nechta asosiy formula, saralash, filtr va oddiy diagramma kundalik vazifalarning katta qismini hal qiladi. Eng yaxshi o’rganish usuli — real vazifa: uy xo’jaligi, kichik do’kon yoki ish joyingizdagi ro’yxatni jadvalga aylantirib ko’ring.

Agar kompyuter savodxonligi va ofis dasturlarini o’qituvchi bilan tizimli o’rganishni xohlasangiz, assotsiatsiyamizning bepul o’quv dasturlari bilan tanishing. Tayyor bo’lsangiz, ariza qoldiring — mutaxassislarimiz siz bilan bog’lanadi.