Как подготовить хорошую презентацию: план и слайды

Презентация — одна из самых частых задач в учёбе, работе и общественной деятельности. Студент защищает курсовую, предприниматель объясняет партнёрам свою идею, сотрудник организации отчитывается о результатах года. Многие понимают презентацию как «сделать слайды» и сразу открывают программу. На самом деле хорошая презентация начинается вдали от компьютера — с листа бумаги и ручки. В этой статье разберём, как подготовить презентацию от начала до конца: определить цель и аудиторию, выстроить структуру рассказа, составить план слайдов, работать с текстом, шрифтом, цветом и визуальным порядком, подбирать изображения и диаграммы, выполнять основные действия в PowerPoint, Google Slides и бесплатных программах, подготовиться к дню выступления и избежать частых ошибок. В конце — практическое упражнение и чек-лист.

На протяжении статьи мы будем возвращаться к трём условным примерам: студентка Малика защищает курсовую работу, владелец пекарни Бахадыр предлагает сотрудничество крупной сети магазинов, а сотрудница образовательной организации Нодира готовит презентацию годового отчёта.

Начните с цели и аудитории

Прежде чем открыть первый слайд, письменно ответьте на два вопроса.

1. Что слушатели должны сделать, узнать или почувствовать после презентации? Запишите ответ одним предложением. Например:

• Малика: «Комиссия должна увидеть, что исследование выполнено самостоятельно, а выводы обоснованы».
• Бахадыр: «Руководители магазинов должны согласиться в порядке пробы продавать нашу продукцию в двух филиалах».
• Нодира: «Партнёры и спонсоры должны увидеть, что сделано за год, и поддержать планы на следующий год».

Если цель не укладывается в одно предложение, презентация тоже получится разрозненной. Это предложение станет критерием для всех дальнейших решений: глядя на каждый слайд, спрашивайте себя: «Работает ли он на цель?»

2. Кто слушатели? Подумайте, что они уже знают, что их интересует и что может их беспокоить. Члены комиссии хорошо знают тему, им важны методика и доказательства. Руководителей магазинов интересует не то, как пекут хлеб, а качество, доставка и вопрос возврата товара. Для спонсоров главное — конкретные результаты и доверие.

Также выясните практические условия: сколько времени дадут, какое помещение, есть ли проектор, будет ли выступление онлайн, будут ли слайды потом рассылаться.

Структура рассказа: проблема, решение, результат, призыв

Люди запоминают не перечень фактов, а историю. Есть простая структура, которая подходит для многих видов презентаций:

1. Проблема. Какая ситуация или потребность существует? Почему это важно?
2. Решение. Что вы предлагаете или что вы сделали?
3. Результат. К чему это привело или приведёт? Какие есть доказательства?
4. Призыв. Чего вы теперь ждёте от слушателей?

Сравните, как эта структура выглядит в трёх примерах.

Малика (защита курсовой). Проблема — у школьников её района слабая привычка к чтению. Решение — проведённый ею опрос и метод наблюдения. Результат — основные находки и выводы. Призыв — предложения для дальнейших исследований и приглашение комиссии задать вопросы.

Бахадыр (презентация для партнёров). Проблема — в магазинах по утрам быстро заканчивается свежий хлеб, и покупатели недовольны. Решение — система двукратной утренней доставки от пекарни. Результат — отзывы нынешних клиентов, сертификаты качества, суточная производственная мощность. Призыв — «Давайте попробуем в течение месяца в двух филиалах».

Нодира (отчёт организации). Проблема — потребность молодёжи области в цифровых навыках. Решение — курсы и мероприятия, проведённые организацией за год. Результат — сколько человек прошли обучение, что изменилось, одна-две короткие истории выпускников. Призыв — план на следующий год и конкретное предложение партнёрам.

Озвучьте главную мысль в самом начале. Не заставляйте слушателей ждать до конца: если фраза «Сегодня я хочу предложить вам месячную пробу в двух филиалах» прозвучит в первую минуту, всё остальное будет работать на эту мысль.

План слайдов и принцип «один слайд — одна мысль»

Теперь разбейте структуру на слайды. Делайте это не в программе, а на бумаге или в простом текстовом документе. Для каждого слайда напишите одну строку — главную мысль, которая на нём прозвучит.

План 10-минутной защиты Малики может выглядеть так:

1. Тема, имя, научный руководитель.
2. Проблема: почему тема актуальна.
3. Цель и вопросы исследования.
4. Методика: с кем и как проводился опрос.
5. Первая ключевая находка (одна диаграмма).
6. Вторая ключевая находка.
7. Третья ключевая находка.
8. Выводы.
9. Предложения и следующие шаги.
10. Слайд «Спасибо» и приглашение к вопросам.

Один слайд — одна мысль. Это одно из важнейших правил. Если на слайде две самостоятельные мысли, разделите их на два слайда. Не бойтесь, что слайдов станет больше: простые, быстро сменяющиеся слайды воспринимаются легче, чем один перегруженный.

Хороший приём — писать в заголовке слайда не название темы, а вывод. Вместо «Результаты опроса» напишите «Большинство школьников читают книги реже раза в неделю». Если прочитать все заголовки подряд, должно получиться краткое содержание всей презентации — это простой способ проверить план.

О количестве слайдов: некоторые специалисты рекомендуют для деловых презентаций правило «10-20-30» — примерно 10 слайдов, 20 минут и шрифт не меньше 30 пунктов. Это не строгий закон, но хороший ориентир: меньше слайдов, короче время, крупнее буквы.

Текст, шрифт, цвет и визуальный порядок

Слайд — не документ. Он поддерживает вашу речь, а не заменяет её. Если слушатели начнут читать длинный текст на слайде, они перестанут вас слушать.

Сократите текст

• На слайде — не больше 3–5 коротких пунктов.
• Вместо полных предложений пишите ключевые слова и короткие фразы.
• Подробные пояснения переносите в заметки к слайду (notes) — их видите только вы.
• Если нужны детали, подготовьте отдельный раздаточный материал или файл отчёта.

Шрифт и контраст

• В одной презентации достаточно одного-двух шрифтов: один для заголовков, другой для текста.
• Текст должен быть крупным: обычно для основного текста рекомендуют не меньше 24 пунктов, для заголовков — ещё крупнее. Прочитать его должен и человек в последнем ряду.
• Контраст должен быть сильным: тёмный текст на белом фоне или белый текст на тёмном. Светло-жёлтый текст на светло-сером фоне через проектор почти не виден.

Важно: проектор показывает цвета заметно бледнее, чем экран компьютера. По возможности заранее проверьте слайды в том же помещении.

Цвет и визуальный порядок

• Выберите 2–3 основных цвета и используйте их во всей презентации. Одного акцентного цвета достаточно, чтобы выделить важное число или слово.
• Одинаковые элементы должны стоять на каждом слайде в одном месте: заголовок вверху слева, логотип в нижнем углу.
• Не бойтесь пустого места. Достаточные поля и промежутки между элементами делают слайд аккуратным.
• Используйте анимацию и эффекты переходов умеренно. Влетающие буквы отвлекают от содержания.

Изображения, диаграммы и подача цифр

Удачно подобранное изображение или диаграмма заменяет десятки слов. Неудачное — только занимает место.

Изображения. Используйте собственные фотографии: снимок пекарни Бахадыра или занятий на курсах Нодиры вызывает гораздо больше доверия, чем типовая картинка из интернета. Прежде чем использовать фото с людьми, получите их согласие. Если берёте изображение из интернета, проверьте права на использование или пользуйтесь фотобанками с бесплатной лицензией.

Диаграммы. Показывайте цифры не таблицей, а диаграммой. Тип выбирайте по задаче:

• для сравнения категорий — столбчатая диаграмма;
• для изменений во времени — линейный график;
• для частей целого — круговая диаграмма, но не больше 4–5 частей.

Как строить и выбирать диаграммы, подробно рассказано в нашей статье Основы Excel и Google Sheets. Чтобы разобраться в терминах, загляните также в словарь — статья визуализация данных.

Правила подачи цифр:

• На одном слайде крупно показывайте одно главное число. Например, Нодира может поставить в центр слайда крупное «240», а под ним написать «молодых людей прошли наши курсы за год» (число условное).
• В заголовке диаграммы пишите вывод: «Число выпускников росло каждый квартал».
• Уберите лишнее: ненужную сетку, объёмные эффекты, тени.
• Главный столбец или линию выделите акцентным цветом, остальные — серым.
• Указывайте источник мелким шрифтом: «Источник: внутренний учёт организации».

О том, как собирать и анализировать данные, можно прочитать в нашей статье об анализе данных. Каждое число в презентации должно быть настоящим и проверенным — одна ошибочная цифра подрывает доверие ко всей презентации.

PowerPoint, Google Slides и бесплатные альтернативы

Выбор программы не так уж важен: основные действия везде похожи. Microsoft PowerPoint распространён шире всего, Google Slides бесплатно работает в браузере и удобен для совместного редактирования. Есть и бесплатные альтернативы: LibreOffice Impress (устанавливается на компьютер), Keynote на устройствах Apple, бесплатный тариф Canva. Ниже названия меню приведены по английскому интерфейсу.

Шаблон и образец слайдов

Не оформляйте каждый слайд по отдельности. Сначала один раз настройте общий вид — тогда вся презентация будет выглядеть единообразно.

• PowerPoint: View > Slide Master. Здесь вы один раз задаёте шрифты, цвета, логотип и фон, и они применяются ко всем слайдам. Готовое оформление можно выбрать на вкладке Design (Theme).
• Google Slides: Slide > Edit theme. Сменить тему — Slide > Change theme.
• LibreOffice Impress: View > Master Slide.

Макет (layout)

Для каждого слайда выбирайте готовый макет: титульный слайд, заголовок и текст, две колонки, только заголовок и так далее. Лучше пользоваться готовыми макетами, чем рисовать текстовые поля вручную, — тогда шрифты и отступы будут одинаковыми.

• PowerPoint: Home > Layout.
• Google Slides: Slide > Apply layout.
• LibreOffice Impress: Slide > Layout или раздел Layouts на боковой панели справа.

Заметки и режим докладчика

В поле заметок под слайдом запишите главные мысли, которые хотите сказать. Во время выступления режим докладчика (Presenter View) показывает вам заметки, следующий слайд и время, а слушатели видят только сам слайд.

• PowerPoint: поле заметок открывается через View > Notes. Показ запускается через Slide Show > From Beginning; Presenter View обычно включается автоматически, когда подключён второй экран. Для репетиции удобна функция Slide Show > Rehearse Timings.
• Google Slides: View > Show speaker notes. Presenter view выбирается через стрелку рядом с кнопкой Slideshow.
• LibreOffice Impress: View > Notes.

Вставка диаграммы и сохранение в PDF

• PowerPoint: Insert > Chart.
• Google Slides: Insert > Chart > From Sheets — диаграмма связывается с таблицей Google Sheets и обновляется.
• PDF-копия: в PowerPoint — File > Export > Create PDF/XPS, в Google Slides — File > Download > PDF document.

Если вы только знакомитесь с офисными программами, хорошим началом станет бесплатная программа нашей ассоциации «Компьютерная грамотность».

День выступления: время, репетиция, вопросы и техника

Даже лучшие слайды «не сработают» без хорошей подготовки. В этом разделе речь пойдёт не о самой речи, а о практической стороне выступления.

Время и репетиция

• Уважайте регламент. Если вам дали 10 минут, рассчитывайте на 8–9 — останется запас на вопросы и непредвиденные задержки.
• Прорепетируйте презентацию вслух с часами хотя бы два-три раза.
• Не заучивайте текст. Запомните для каждого слайда главную мысль и связующую фразу: «Теперь покажу, как мы добились этого результата».
• Хотя бы один раз выступите перед знакомым человеком — другом, коллегой или членом семьи — и спросите, что осталось непонятным.
• Заранее отметьте, какие слайды можно пропустить, если не хватит времени.

Вопросы и ответы

Заранее предположите, какие вопросы зададут, и подготовьте ответы. Для Малики это вопросы вроде «Почему вы выбрали именно этот метод?», для Бахадыра — «Что будет, если доставка задержится?». Для сложных вопросов полезно подготовить дополнительные слайды после основной части — их показывают только если вопрос прозвучит.

Когда задают вопрос, выслушайте его до конца, при необходимости кратко повторите и только потом отвечайте. Если не знаете ответа, не выдумывайте: фраза «Я уточню точные данные и пришлю завтра» звучит гораздо убедительнее.

Техническая подготовка

• Приходите заранее и проверьте, работают ли проектор, экран и кабель (HDMI или другой разъём).
• Храните презентацию в нескольких местах: на ноутбуке, на флешке и в облаке или в электронной почте.
• Подготовьте запасной PDF. На чужом компьютере могут подмениться шрифты или не совпасть версия программы — PDF выглядит одинаково везде.
• Если пользуетесь Google Slides, будьте готовы к отсутствию интернета: заранее скачайте презентацию в формате PowerPoint или PDF.
• При онлайн-выступлении заранее потренируйтесь показывать экран и закройте лишние окна и уведомления.

Частые ошибки

• Открыть программу и начать без плана. В итоге слайды идут вразнобой, а главная мысль теряется.
• Читать текст со слайда. Слушатели сами читают быстрее и начинают скучать.
• Уместить всё на один слайд. Мелкий шрифт, десятки строк и несколько диаграмм сразу.
• Разный стиль на каждом слайде. Разные шрифты, цвета и макеты делают презентацию неряшливой.
• Цифры без источника или непроверенные. Стоит найти одну ошибку — и под сомнением окажутся остальные данные.
• Выход за регламент. Это неуважение к слушателям и следующим докладчикам.
• Финал без призыва. Если закончить словами «Ну, вот и всё», слушатели не поймут, что делать дальше. На последнем слайде покажите главный вывод и следующий шаг.
• Прийти без резервной копии. Если флешка не откроется или пропадёт интернет, вы останетесь без презентации.

Практическое упражнение и чек-лист

Практическое упражнение: 5-минутная презентация

Проверьте изученное на небольшом проекте. Выберите знакомую тему: предложение улучшить один процесс на работе, план мероприятия в вашей махалле или отчёт о пройденном курсе.

1. Цель. Одним предложением запишите, что слушатели должны сделать после презентации.
2. Аудитория. В трёх строках опишите, кто они, что знают и что их интересует.
3. Структура. Опишите проблему, решение, результат и призыв — каждый пункт в одном-двух предложениях.
4. План. На бумаге составьте план из 5–7 слайдов, каждому дайте заголовок-вывод.
5. Образец. В PowerPoint или Google Slides выберите тему, задайте шрифт и 2–3 цвета в образце слайдов.
6. Слайды. Заполните слайды, используя готовые макеты. На каждом — не больше 3–5 коротких пунктов.
7. Визуал. Добавьте хотя бы одну собственную фотографию и одну простую диаграмму.
8. Заметки. Для каждого слайда запишите главную мысль в поле заметок.
9. Репетиция. Дважды проговорите презентацию вслух с часами. Если выходит больше 5 минут, сокращайте.
10. Резерв. Сохраните PDF-копию и проверьте, как она открывается на другом устройстве.

Итоговый чек-лист

• Цель презентации записана одним предложением.
• Аудитория и её интересы определены.
• Структура: проблема, решение, результат, призыв.
• На каждом слайде одна мысль, заголовки сформулированы как выводы.
• Мало текста, крупный шрифт, сильный контраст.
• Во всей презентации одинаковые шрифты, цвета и макеты.
• У диаграмм есть заголовок-вывод и источник.
• Все цифры проверены.
• Заметки написаны, презентация отрепетирована с часами.
• Ответы на ожидаемые вопросы и дополнительные слайды готовы.
• Проектор и разъём проверены, есть запасной PDF и флешка.

Хорошая презентация — не талант, а навык, которому можно научиться. Каждая следующая будет даваться легче и выглядеть увереннее. Если хотите глубже освоить презентацию проектных идей и управление командой, обратите внимание на нашу программу «Управление проектами». Познакомьтесь и с другими бесплатными учебными программами ассоциации. Когда будете готовы, оставьте заявку — наши специалисты свяжутся с вами.