Учёт в небольшом магазине

В небольшом магазине у дома каждый день возникают вопросы: какой товар быстро заканчивается, какой месяцами лежит на полке, кто взял в долг и ещё не вернул, почему коробок на полке меньше, чем в тетради? Отвечать на них можно не наугад, а по записям. В этом руководстве разберём, как вести товарный учёт в небольшом магазине: когда удобна тетрадь, а когда электронная таблица, основные таблицы и их столбцы, формулы для расчёта остатка и предупреждения, долговую тетрадь, инвентаризацию (пересчёт), итоги дня, работу с сотрудниками, резервную копию и частые ошибки. В конце — практическое задание и чек-лист.

Пример условный: семейный продуктовый магазин в Кибрае, владелец — Сардор-ака. Днём за прилавком стоит он сам, вечером — его сын Бекзод. Все цифры условные, а денежные столбцы в примерах обозначены «…» — их вы заполните своими данными.

Зачем нужен учёт

Многие владельцы магазинов думают: «Всё и так в голове». Но по мере того как растёт ассортимент, появляется продавец или становится больше долгов, память начинает подводить. Учёт чётко показывает:

• Какой товар уходит. Зная, сколько мешков муки и коробок чая продаётся за неделю, вы заказываете у поставщика ровно столько, сколько нужно.
• Какой товар залёживается. То, что не продаётся месяцами, занимает место, и у него может истечь срок годности.
• Когда делать заказ. Если для каждого товара задан минимальный остаток, предупреждение появится до того, как товар закончится.
• Долги. Если не записывать, кто что взял в долг и что сам магазин должен поставщику, это забудется или приведёт к ссоре.
• Потери и кражи. Если остаток по учёту не совпадает с реальным количеством на полке, что-то не так. Без учёта вы этого расхождения просто не заметите.

Раньше Сардор-ака заказывал сахар «на глаз»: то он копился на складе, то заканчивался перед праздником. Когда появился учёт, он увидел, сколько сахара уходит за неделю, и стал заказывать соответственно.

Тетрадь или электронная таблица

Вести учёт можно и в бумажной тетради, и в электронной таблице. У каждого способа своё место.

Тетрадь удобна, потому что:

• для начала достаточно тетради и ручки, она работает и без электричества;
• писать в неё могут и члены семьи, не привыкшие к компьютеру.

Но остаток приходится каждый раз считать вручную, нужную запись трудно найти, а тетрадь можно потерять или порвать.

Электронная таблица (Microsoft Excel или бесплатный Google Sheets) удобна, потому что:

• остаток считается сам с помощью формулы;
• с помощью фильтра и сортировки нужный товар или дата находятся за секунду;
• когда остаток падает, ячейка сама краснеет и предупреждает;
• копию сделать легко, а в Google Sheets данные можно вносить и с телефона.

Если товаров немного и продаёте только вы, тетради может хватить. Если позиций больше нескольких десятков, работает продавец или много долгов — лучше перейти на таблицу. Хорошо работает и смешанный вариант: днём продавец пишет в тетрадь, вечером владелец переносит записи в таблицу. Главное — каждый день последовательно вести один выбранный способ.

Если вы только знакомитесь с электронными таблицами, сначала прочитайте руководство Основы Excel и Google Sheets.

Основные таблицы и их столбцы

Создайте в одном файле несколько листов (sheet). Первая строка каждого листа — заголовки, в каждой ячейке одно значение, без пустых строк.

Список товаров

Основа учёта: каждый товар записывается один раз, в одну строку.

Последние четыре столбца заполняются формулами (см. ниже).

Код нужен потому, что «Сахар», «сахар» и «Сахар 1кг» для программы три разных товара, а код всегда одинаков. Единица должна быть одна: если чай приходит коробками, а продаётся поштучно, ведите учёт в одной единице (например, в штуках) и при приходе пересчитывайте коробки в штуки. Минимальный остаток — количество, при котором пора делать заказ.

Приход

Сюда записывается каждая партия от поставщика.

В первый день для каждого товара вносится запись «Начальный остаток»: количество — то, что насчитали в этот день.

Расход (продажи)

Сюда записывается любой товар, ушедший из магазина по любой причине.

Столбец Тип: продажа, в долг, испорчено, взято для семьи, возврат. Коробка чая, унесённая домой, — тоже товар, ушедший из остатка.

Если записывать каждую продажу отдельно сложно, в конце дня можно внести по каждому товару одну итоговую строку.

Формула остатка и предупреждение

Главное правило простое: остаток = приход − расход. Начальный остаток — это первая запись прихода, поэтому отдельный столбец не нужен. Никогда не вписывайте остаток вручную — он считается только формулой.

Приход и расход итогом через SUMIF

На листе «Товары» в ячейку E2 (Всего приход) введите:

=SUMIF(Приход!B:B;A2;Приход!D:D)

Смысл: найти в столбце B листа «Приход» код из A2 и сложить количества из столбца D в подходящих строках. В ячейку F2 (Всего расход):

=SUMIF(Расход!B:B;A2;Расход!D:D)

В G2 (Остаток): =E2-F2. В H2 (Статус):

=IF(G2<=D2;"Заказать";"Достаточно")

Протяните формулы до последнего товара: ссылка на целый столбец вроде B:B не меняется, а A2 становится A3, A4. Разделитель в зависимости от настроек — точка с запятой или запятая. В русском интерфейсе Excel эти функции называются СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН и ЕСЛИ.

Продажи за период через SUMIFS

Для продаж за определённый период используется SUMIFS с несколькими условиями. Впишите в K1 дату начала периода, а в I2:

=SUMIFS(Расход!D:D;Расход!B:B;A2;Расход!E:E;"продажа";Расход!A:A;">="&K1)

Смысл: сложить расход, у которого код равен A2, тип — «продажа», а дата не раньше даты в K1. Обратите внимание: в SUMIF складываемый столбец стоит в конце, а в SUMIFS — первым.

Прежде чем протягивать эту формулу вниз, «закрепите» адрес K1: выделите K1 в формуле и нажмите F4. Иначе при протягивании вместо K1 появятся K2, K3, и результат будет неверным. Это называется абсолютной ссылкой. Затем отсортируйте таблицу по столбцу I от большего к меньшему: самые ходовые товары окажутся наверху, залежавшиеся — внизу.

Условное форматирование

1. На листе «Товары» выделите столбец остатка от G2 вниз (активной должна быть ячейка G2).
2. В Excel: Home → Conditional Formatting → New Rule → «Use a formula to determine which cells to format». В Google Sheets: Format → Conditional formatting → Format rules → «Custom formula is».
3. Введите формулу: =G2<=D2
4. Выберите формат: светло-красная заливка и тёмно-красный текст → OK (в Sheets — Done).

Теперь каждый товар, остаток которого опустился до минимума, подсвечивается красным.

Код без ошибок

На листах «Приход» и «Расход» при ручном вводе кода легко ошибиться. Выделите столбец кода, откройте Data → Data Validation (в Sheets — Data → Data validation), выберите тип «List» и укажите источником столбец кодов на листе «Товары». Теперь код выбирается только из выпадающего списка.

Долговая тетрадь

В магазине у дома продажа в долг — обычное дело, но незаписанный долг означает потерянный товар и испорченные отношения. У долга два направления: покупателю отпустили в долг, и магазин сам должен поставщику (товар привезли раньше, оплата позже). Оба можно вести на одном листе:

Правила:

• Отпущенный в долг товар записывается и на лист «Расход» с типом «в долг» — иначе остаток будет неверным.
• Кто, когда и срок возврата должны быть указаны точно; сверяйте запись вместе с покупателем.
• Когда долг вернули, не удаляйте строку — впишите дату в столбец «Возвращено». История сохранится.
• Фильтром покажите строки с пустым столбцом «Возвращено» — это список открытых долгов. Просроченные можно подсветить условным форматированием: для столбца срока формула =AND(F2<TODAY();G2="").

Инвентаризация и анализ расхождений

Таблица показывает только то, что в неё записали. Поэтому время от времени нужно пересчитывать товар на полках и сверять с учётом — это и есть инвентаризация, или пересчёт.

Порядок пересчёта

1. Выберите время. Когда магазин закрыт или покупателей мало; продажи во время пересчёта записывайте отдельно.
2. Работайте вдвоём. Один считает и называет вслух, второй записывает.
3. Идите по порядку. От полки к полке, затем подсобка; пересчитанную полку отмечайте.
4. Следите за единицами. Товар в открытой коробке считайте поштучно и переводите в учётную единицу.
5. Записывайте результат на отдельный лист.

В столбец расхождения: =D2-C2. Отрицательное число — недостача, положительное — излишек.

Анализ расхождений

Обнаружив расхождение, не спешите кого-то обвинять. Сначала проверьте простые причины:

• не записана продажа или долг;
• при приходе перепутана единица (коробка записана как штука);
• испорченный или просроченный товар выброшен, но не записан;
• не записан товар, взятый для нужд семьи;
• поставщик недовёз, а при приёмке не пересчитали.

Найдена причина или нет, запишите расхождение на лист «Расход» или «Приход» с типом «расхождение при пересчёте» — не меняйте формулу и старые записи вручную. Если по одному товару расхождение повторяется, пересчитывайте его чаще.

Например, ходовые товары можно пересчитывать раз в неделю, весь магазин — раз в месяц.

Итоги дня, сотрудники и налоговые требования

Итоги дня

В конце дня проверьте: внесены ли продажи, попали ли долги в долговую тетрадь, сходятся ли деньги в кассе с записями. Для этого достаточно отдельного листа:

Если есть расхождение, запишите причину в тот же день — назавтра вспомнить будет трудно. С основными понятиями бухгалтерии можно познакомиться в статье Бухгалтерия с нуля.

Онлайн-касса, электронный чек и налоговая отчётность

Требования к кассовому оборудованию, электронным чекам и налоговой отчётности зависят от вида деятельности и налогового режима и время от времени меняются. Уточняйте действующие требования в налоговом органе — на официальном сайте или в районной налоговой инспекции. Эти таблицы предназначены для внутреннего управления и не заменяют официальных требований.

Ответственность при работе с сотрудниками

• Имя в каждой записи (столбцы «Внёс», «Принял»).
• Короткий пересчёт при передаче смены. Принимая вечернюю смену, Бекзод вместе с отцом пересчитывает несколько самых ходовых товаров.
• Ограничьте права. В Google Sheets через кнопку Share давайте сотруднику только нужный уровень доступа. Защитите столбцы с формулами: в Excel — Review → Protect Sheet, в Sheets — Data → Protect sheets and ranges.
• Смотрите историю. В Google Sheets File → Version history показывает, кто что изменил.
• Договоритесь о правилах заранее. Кому и на какой срок можно отпускать в долг, как записывать испорченный товар.

Резервная копия и частые ошибки

Резервная копия

Если пропадёт учёт за несколько месяцев, восстановить его почти невозможно, поэтому резервная копия обязательна:

• Файл Excel храните не только на компьютере, но и в облачном сервисе или на флешке.
• Google Sheets хранится в облаке, но есть риск случайного удаления или потери доступа к аккаунту: раз в неделю File → Download → Microsoft Excel (.xlsx).
• Если ведёте тетрадь, фотографируйте заполненные страницы на телефон.

Подробнее о способах — в статье Как не потерять данные.

Частые ошибки

• Один товар под разными названиями или в одном месте коробки, в другом штуки.
• Ручной ввод остатка — ошибка остаётся незамеченной.
• Приход «запишу потом» — остаток уходит в минус.
• Не записано взятое для себя — при пересчёте появляется «беспричинное» расхождение.
• Долги только в памяти.
• Всё на одном листе. Приход, расход и отчёт перемешиваются.
• Нет резервной копии.

Когда учёт налажен, продажи за неделю и открытые долги можно вывести в виде дашборда.

Практическое задание и чек-лист

Составьте учёт на одну неделю для своего магазина или условного магазина Сардора-ака.

1. Создайте пять листов: Товары, Приход, Расход, Долги, Пересчёт.
2. Внесите 10 товаров с кодом, названием, единицей и минимальным остатком.
3. На лист прихода запишите начальные остатки и две-три условные поставки.
4. На лист расхода внесите записи разных типов за неделю: продажа, в долг, испорчено, взято для семьи.
5. Через SUMIF посчитайте итоги прихода и расхода, затем введите формулы остатка и статуса.
6. Условным форматированием подсветите остатки, опустившиеся до минимума.
7. Через SUMIFS посчитайте продажи за неделю и найдите три самых ходовых товара.
8. Запишите два долга покупателей и один долг поставщику, покажите фильтром открытые долги.
9. Внесите условный пересчёт по трём товарам, посчитайте расхождение и добавьте корректирующую запись.
10. Сделайте резервную копию файла.

Чек-лист

• У каждого товара есть код и одна единица измерения.
• Остаток считается только формулой.
• Приход, расход и долги записываются в тот же день.
• Минимальный остаток задан, предупреждение работает.
• Список открытых долгов можно увидеть за минуту.
• Пересчёт проводится регулярно, причина расхождения записывается.
• В каждой записи видно, кто её внёс, столбцы с формулами защищены.
• Раз в неделю делается резервная копия.
• Требования к кассе и налогам уточнены в налоговом органе.

Аккуратный учёт — основа решений о расширении магазина или новых товарах. Если вы только начинаете своё дело, прочитайте и статью Как начать малый бизнес.

Если хотите системно изучить учёт и бухгалтерию с преподавателем, познакомьтесь с бесплатной программой по бухгалтерии и другими учебными программами нашей ассоциации. Когда будете готовы, оставьте заявку — наши специалисты свяжутся с вами.